Digitalisering skaber gennemsigtighed og kosteffektivitet for bygningsejere

Eesebase More Creative

Fotograf: Eseebase A/S

Årstiderne Arkitekter har efter mange års erfaring med boligorganisationer og andre større byggerier skabt et digitalt koncept, der gør det lettere og billigere at håndtere drift og vedligeholdelse.

Når beboerne flytter fra en lejlighed i for eksempel et alment boligbyggeri, går en længere proces i gang.

Boligorganisationen eller administratoren skal nemlig udføre flyttesyn, indhente tilbud og koordinere med de håndværkere, som skal udføre renovering og vedligehold. Det er en dyr proces.

Årstiderne Arkitekter undrede sig over proceduren. “Vi begyndte at kigge på, om man mon ikke kunne gøre det anderledes,” fortæller Per Klitte. Han er direktør for Eseebase, som er det koncept arkitektfirmaet udviklede for at effektivisere drift og vedligehold af bygninger. ”Vi kunne se, at de priser der blev givet for helt almindelige opgaver f.eks. malerarbejder lå langt højere end de behøvede og det satte vi os for at undersøge grunden til.”

Eseebase går ud på at indsamle data om bygningerne og integrere dem i boligorganisationens eller administratorens egne it-systemer.

Med disse præcise data kan man automatisere mange af de tidskrævende manuelle processer, i forbindelse med driften, og samtidigt spare penge på indkøb af håndværkere og andet vedligehold, ved at samle dem i større partier og lave udbud.

Data gør det muligt at indhente bedre priser

Den traditionelle proces med at indhente tilbud er kompleks, når der er tale om f.eks. flere tusinde boliger, som
i de store boligorganisationer. Det er svært at gennemskue, hvilke håndværkere, der tilbyder de bedste priser på tværs af forskellige ydelser, og det kræver kendskab til den præcise mængde af det, der skal købes for overhovedet at kunne få en idé om prisen.

Det er blandt andet den udfordring Eseebase imødekommer. Med data fra mange tusinde boliger, som allerede ligger i systemet kan Eseebase fremskrive, hvor meget arbejde, der skal laves i et boligselskab over f.eks. en 4-årig periode. På baggrund af disse data udarbejder administratoren og medarbejdere i Eseebase et udbud og efterfølgende rammeaftaler med håndværkere.

Det skaber et bedre overblik for både administratoren og håndværkerne.

Hvis en familie flytter fra en lejlighed i en boligorganisation som bruger Eseebase, laves flyttesynet stadig fysisk i lejligheden, nu blot digitalt via f.eks. en iPad. Til forskel fra tidligere skal der ikke fremover indhentes tilbud fra håndværkerne. I stedet melder den tilsynsførende, hvad der skal gøres til de håndværkere, som har indgået rammeaftaler med administratoren. Hvem der skal udføre arbejdet, og hvad det skal koste ligger er allerede fast som en del af rammeaftalen.

En agil investering

Den digitale løsning betyder, at administratoren i snit sparer 30% per bolig på fraflytninger, hvilket giver tilbagebetalingstid på maksimalt 2-3 år.
Eseebase tilbyder også andre løsninger end “Digital fraflytning”, men fraflytningsdelen bliver ofte indgangen til Eseebase, fordi der er evidens for besparelserne.

Det samme gør sig gældende for den udvendige drift af bygningerne. Som med fraflytninger ligger der også besparelser på de udvendige dele af bygningerne og de ”grønne arealer”. Også her er præcis viden om mængder, arbejder og priser nøglen til en effektiv drift.

Når en administrator bruger Eseebase får de også automatisk en række fordele, som f.eks. 2D- og
3D-visualiseringer over de arealer, som administratoren råder over. Modellerne kan bl.a. bruges i den eksterne kommunikation til mulige tilflyttere.

Afdeling i Bangladesh er grundlaget for danske arbejdspladser

Eseebase blev for tre år siden udskilt fra Årstiderne Arkitekter og huser i dag 30 medarbejdere i Herning. Derudover har Eseebase, i samarbejde med Danida, en afdeling i Bangladesh med 120 medarbejdere. De 120 medarbejdere i Bangladesh er ifølge Per Klitte grundlaget for den danske organisation.

I dag er Eseebase implementeret i mere end 82.000 lejeboliger, men systemet er også relevant for både private boligejere og kommunale byggerier. Eseebase er for eksempel implementeret for op mod en million kvadratmeter i 5 kommuner.